Plan de afaceri clinică stomatologică

La bazele fiecărei afaceri de succes stă un plan de business bine întocmit și detaliat. Planul de afaceri nu doar îi ajută pe cei aflați la început de drum să înceapă să profeseze independent, ci și pe profesioniștii cu experiență care doresc să își consolideze poziția pe o piață competitivă.

Industria stomatologică a crescut semnificativ în ultimele decenii, datorită progreselor tehnologice și a creșterii gradului de conștientizare a sănătății orale. Cererea de servicii stomatologice în România a înregistrat o creștere anuală semnificativă de 12,3% începând cu 2016.

Cu toate că cererea pentru servicii stomatologice este în continuă expansiune, piața devine din ce în ce mai competitivă. În 2023, în România existau aproximativ 21.200 de dentiști, ceea ce reprezintă o creștere de peste 35% față de numărul înregistrat în 2017. Asta ne situează pe locul șase în Europa în ceea ce privește numărul de dentiști practicanți. În anul 2020, Bucureștiul avea de departe cel mai mare număr de cabinete stomatologice din țară, totalizând aproape 3,2 mii.

În ciuda concurenței intense, stomatologia rămâne o profesie deosebit de satisfăcătoare și importantă în societate. Este un domeniu bine plătit, care oferă stabilitate și oportunități de creștere odată cu progresele tehnologice, în timp ce lasă un impact pozitiv asupra vieții pacienților. În acest articol voi prezenta elementele esențiale pe care trebuie să le incluzi într-un plan de afaceri bine structurat pentru profesioniștii din domeniul stomatologiei care vor să își transforme visul în realitate într-o industrie dinamică și să își atingă obiectivele pe termen lung.

De ce este importantă o strategie bine definită?

O strategie bine definită ia în considerare scopurile și obiectivele pe care vrei să le atingi într-o perioadă precisă de timp. Poți începe prin a-ți seta obiective pe o perioadă de 5 ani, deoarece lumea stomatologiei se schimbă atât de rapid încât orice perioadă mai mare de 5 ani poate fi greu de prevăzut.

O astfel de strategie te va ajuta să creezi o viziune despre afacere prin identificarea valorilor de baza ale afacerii și a obiectivelor majore (scalabile, și măsurabile), prin prioritizarea lor și prin monitorizarea planului. Această strategie îți va permite să concepi un calendar pentru obiective și să structurezi fiecare etapă a planului. Urmărirea progresului te va face să te simți motivat și împlinit sau îți poate stârni ambiția de a deveni și mai determinat să găsești soluții eficiente. Obstacolele nu sunt niciodată eșecuri, ci oportunități de învățare.

România are nevoie de servicii stomatologice. Peste 70% dintre copiii români au carii dentare, un procent semnificativ mai mare decât în Europa de Vest, subliniind necesitatea acestor servicii încă din copilărie. Mai mult de atât, serviciile stomatologice din România sunt cu până la 75% mai accesibile decât în Europa de Vest sau în SUA, lucru care atrage pacienți de peste hotare, amplificând nevoia de servicii stomatologice.

Analiza pieței și a concurenței

Analiza pieței este necesară pentru a descoperi potențiale amenințări cu care te vei confrunta, dar și oportunități pe care le poți explora. În această etapă se face o cunoaștere aprofundată a industriei stomatologice. Piața serviciilor stomatologice din România este evaluată la 250-350 milioane de euro anual.

Începe prin a analiza demografic datele locale ca să înțelegi dacă există cerere pentru servicii stomatologice în zonă. Identifică apoi cabinetele stomatologice din apropiere și studiază oferta lor de prețuri și poziționarea lor pe piață. Vei conștientiza atunci dimensiunea pieței și vei observa potențialul tău de creștere (poate într-o nișă care nu e atât de exploatată local). Poți realiza o analiză SWOT (strengths, weaknesses, opportunities and threats analysis) a concurenților pentru a descoperi unde ai putea lucra pentru a oferi pacienților ceea ce lor le lipsește.

Analizează concurența și în ceea ce privește prezența online, conținutul digital, designul site-ului, clasamentul SEO și alte date relevante despre marketing. Aceste aspecte te vor ajuta mai târziu la conceperea propriului plan de marketing.

Pasul următor este să descoperi elementele prin care cabinetul tău prin ce se va remarca față de concurență: ce servicii unice vei oferi, ce tehnologie superioară vei achiziționa sau ce specialiști vei angaja. Analizează tendințele emergente din industrie: ce schimbări tehnologice au apărut în ultimul timp (de exemplu, aparatul dentar Invisalign) sau cum s-a schimbat comportamentul și preferințele clienților (de exemplu, o tendință mai mare spre servicii stomatologice cosmetice: albirea dinților sau fațetele dentare).

Acum creează un buyer persona. Care este publicul tău țintă? Definește clientul ideal și gândește-te ce tipuri de servicii prefera. Încearcă să obții acces la studii de piață, rapoarte sectoriale și sondaje pentru a colecta date. Ia în considerare informații precum: nivelul veniturilor, vârsta și stilul de viață al acestora.

Modelul de afaceri

În această secțiune vei face o prezentare generală a afacerii. Iată ce trebuie să conțină:

• Descrierea activității: în această secțiune vei include informații de bază despre activitatea ta;
• Numele și tipul afacerii;
• Structura companiei: menționează structura juridică a cabinetului stomatologic, dacă este un SRL întreprindere individuală, persoana fizică autorizată, un parteneriat sau altele;
• Locație: vizibilă, accesibilă și în proximitatea potențialilor clienți;
• Misiune: rezumă principiile de bază și valorile afacerii tale într-un text clar și scurt;
• Obiective viitoare: aspirațiile și viziunea ta în ceea ce privește viitorul afacerii, traduse prin obiectivele tale pe termen scurt și lung (asigură-te că sunt obiective specifice privind veniturile, cota de piață sau extinderea serviciilor).

Ultima secțiune ar trebui să ofere o înțelegere aprofundată a afacerii și a planurilor sale viitoare, de aceea trebuie să fie precisă și la obiect. Stabilește obiective realiste conform unei analize financiare. Prioritizeaza aceste obiective de viitor și creează un calendar pentru fiecare etapă din plan care ar trebui să aibă un termen limită și o parte responsabilă desemnată să o realizeze. Acest plan trebuie monitorizat constant, iar progresul trebuie să fie urmărit îndeaproape.

Va trebui să concepi o strategie de diferențiere în raport cu competitorii tăi. În 2023, în România existau aproximativ 21.200 de dentiști (avand o creștere de 35% de numărul de dentiști înregistrat în 2017). Menționează orice servicii unice care diferențiază cabinetul tău de concurență, cum ar fi tehnologia avansată sau tratamentele de nișă. Atunci când stabilești tarifele, compară prețurile locale pentru a stabili structura tarifară, dar asigură-te că acestea sunt și competitive și profitabile.

Când stabilești modelul de afaceri, ia în vedere resursele, facilitățile, produsele și calificările disponibile pentru toate serviciile incluse. Prezintă în mod clar serviciile stomatologice pe care le vei oferi, cum ar fi stomatologia generală, tratamentele cosmetice și ortodonția. Asigură-te că serviciile se aliniază cu datele demografice și nevoile pieței țintă. Studiază modul în care fiecare serviciu va contribui la veniturile cabinetului.

Plan de operațiuni

În cadrul acestei secțiuni vei descrie cum va fi administrat cabinetul: care va fi structura de conducere (prezintă fiecare rol și îndatoririle sale, de la manager, până la dentiști și personal auxiliar), descrie fluxul zilnic de lucru (cum programezi pacienții, cum gestionezi programările, cum faci față urgențelor), descrie cum vei integra tehnologia (software-ul de gestionare al pacienților, metode de facturare, etc) și întocmește protocoale pentru menținerea unui standard ridicat de calitate a serviciilor (în ceea ce privește îngrijirea pacienților și respectarea normelor de sănătate).

Apoi va trebui să creezi o listă cu toate procesele și procedurile care se vor aplica în cabinetul tău:

• Formarea personalului: ce cerințe vei avea pentru viitorii dentiști, numărul de dentiști și numărul de asistenți medicali de care ai nevoie și orice personal auxiliar urmărești să angajezi. Include aici ce calificări sunt necesare pentru fiecare poziție, câți ani de experiență trebuie să aibă viitorii angajați și fișa postului cu toate sarcinile pe care le vor îndeplini.
• Echipamente și tehnologii: include aici orice tip de echipament sau consumabile vei avea nevoie în cabinetul stomatologic, de unde se poate procura fiecare și cum se întrețin ele. Poți adaugă câteva beneficii pentru folosirea fiecăruia dintre acestea.
• Procese operaționale: de la stabilirea programărilor pacienților, înregistrarea lor în baza de date, facturarea serviciilor stomatologice, tratamentul și controlul pacienților, etc.
• Protocoale de siguranță și securitate: vizează aspecte de la siguranță pacienților și a personalului, până la practicile de gestionare a deșeurilor, proceduri de dezinfecție și sterilizare, etc.
• Aspecte ce vizează programul de lucru, zilele de funcționare, asigurările pe care le accepți pentru decontarea serviciilor stomatologice și fluxul ideal de pacienți pe care ți-l dorești.

Ia în vedere eficiența operațională și reducerea costurilor pe termen lung. Câteva idei ar fi:

• Optimizarea unui sistem de programări care minimizează timpii morți pentru medici.
• Externalizarea unor servicii atunci când nu este rentabil din punct de vedere financiar (curățenie, contabilitate, marketing).
• Investirea în training continuu al personalului (alocă un buget anual pentru asta).
• Aplicarea unor strategii de fidelizare a pacienților (programe de loialitate, comunicare post-tratament, feedback continuu).
• Includerea strategiilor de retenție a personalului (sistem de bonusuri de performanță, program flexibil de lucru dacă este posibil, evenimente de teambuilding, beneficii precum asigurare medicală privată).

Planificarea financiară

Piața de servicii stomatologice din România a fost evaluată la aproximativ 104,05 milioane de dolari în 2022. Veniturile totale ale companiilor de stomatologie în 2023 în România au fost de aproximativ 5,4 miliarde de lei. Planificarea financiară este un aspect important, deoarece de el depinde totul. O planificare solidă va elimina riscurile costurilor ascunse și va lua în vedere toate aspectele financiare ale afacerii, de la costuri inițiale pentru deschiderea clinicii (echipamente, spațiu, autorizații), până la costuri operaționale lunare (salarii, chirie, consumabile). Acest plan trebuie să ofere un rezumat al previziunilor financiare ale clinicii pentru primii câțiva ani de funcționare.

Planul financiar trebuie să conțină o previziune a profiturilor și a pierderilor. Ia în vedere aici veniturile estimate din toate serviciile dentare, toate cheltuielile (salarii, materiale, utilități, marketing) și profitul (sau pierderea) după ce scazi cheltuielile din venituri. Estimează fluxul numerar din clinică în următorii ani: încasări, plăți, rate, salarii și taxe. Cu ajutorul unui contabil, vei putea calcula pragul de rentabilitate, adică momentul în care veniturile vor acoperi în totalitate cheltuielile și afacerea va începe să fie profitabilă. Stabilește cât capital ai nevoie pentru investiția inițială și pentru primele 6-12 luni de funcționare (până devii profitabil). Fii realist în toate estimările, bazează-te pe date concrete, costuri reale ale echipamentelor, salarii actuale, etc. Nu subestima cheltuielile și nu supraestima veniturile!

Deschiderea unui cabinet stomatologic necesită un capital semnificativ pentru sediu, amenajare și echipamente. Anticiparea investiției inițiale depinde de mulți factori, de la configurarea cabinetului, până la echipamentul necesar.

Principalele opțiuni de finanțare sunt creditele bancare pe care băncile le oferă pentru domeniul medical, fondurile europene nerambursabile prin programe precum PNRR sau POR, leasing pentru echipamente medicale ce permite eșalonarea plății și parteneriate cu investitori privați.

Costurile diferă semnificativ în funcție de abordarea aleasă pentru spațiul clinicii. Cea mai accesibilă variantă este închirierea unui spațiu, care necesită o investiție inițială redusă și implică costuri lunare fixe. Prețurile variază în funcție de zonă și suprafață. A doua variantă este achiziționarea unui cabinet deja existent, iar cea mai costisitoare opțiune este construirea unui cabinet de la zero, care îți va da un control total asupra designului, dar va necesita un cost inital mai mare și un timp mai lung până la deschidere. În România, aproximativ 60% dintre stomatologi sunt proprietari ai cabinetelor lor, în timp ce 30% lucrează în spații închiriate.

Alegerea spațiului și amenajarea clinicii

Un studiu realizat de National Library of Medicine asupra unui eșantion de 117 pacienți adulți ai cabinetelor stomatologice private din București, România, susține că 21,1% dintre pacienții participanți la studiu consideră locația cabinetului stomatologic drept un factor important în alegerea unui dentist. Așadar, atunci când alegi locația cabinetului trebuie să ții cont de anumiți factori:

• Alege o zonă accesibilă și cunoscută de populația locală, în special de publicul tău țintă. Asigură-te că este în proximitatea mijloacelor de transport în comun pentru ca pacienții fără mașină să ajungă ușor.
• Asigură-te că dispui de câteva locuri de parcare, pentru confortul pacienților.
• Ia în considerare numărul de camere, dimensiunea lor și potențialul de extindere în viitor. Compartimentarea optimă este esențială.
• Verifică situația juridică a proprietății și asigură-te că aceasta nu are datorii și respectă reglementările locale.
• Evaluează prezența altor cabinete stomatologice în zonă pentru a înțelege saturația pieței.
• Alege o locație care permite instalarea de panouri publicitare pentru a spori vizibilitatea și a atrage clienți noi. Vizibilitatea pentru trecători crește probabilitatea de a atrage vizite spontane ale pacienților, mai ales dacă este o zona cu un flux mare de pietoni sau trafic auto.

 Pe lângă alegerea unei locații bune, este important cum amenajezi cabinetul stomatologic. O amenajare bine concepută va spori productivitatea și va crea un mediu primitor pentru pacienți. După planificarea zonei de recepție, a sălilor de tratament, a zonei de sterilizare (și de depozitare a deșeurilor medicale) și a vestiarelor personalului, ține cont de următoarele aspecte:

• Investește în echipamente de calitate de la branduri de încredere.
• Alocă importanță tehnologiei, în special unui program software de gestionare a pacienților pentru eficientizarea programărilor și înregistrarea pacienților.
• Concentrează-te pe confortul pacientului: achiziționează scaune și canapele confortabile în sala de așteptare, asigură-te că ai diferite opțiuni pentru toate tipurile de nevoi, alege o paletă de culori calmă și relaxantă (precum tonurile neutre), încorporează plante și optează pentru un iluminat adecvat (lumina naturală combinată cu lumina ambientală). Un iluminat cald poate face cabinetul mai primitor și poate reduce stresul sau anxietatea pacienților.
• Investește într-un sistem de climatizare calitativ pentru a menține o temperatură constantă și confortabilă în tot cabinetul.
• Pune accent pe ergonomie și pe echipamente ergonomice pentru a preveni oboseala personalului.
• Un sistem audio discret poate contribui la reducerea stresului și anxietății pacienților în timpul programărilor.
• Dacă serviciile tale stomatologice vizează copiii sau pacienții tineri care e posibil să vină însoțiți de copii. Amenajează o mică zonă cu jucării, cărți de desenat și alte elemente care să țină micuții ocupați.

Recrutarea personalului și training

Creează o imagine de ansamblu despre tot personalul de care vei avea nevoie. Începe cu o schemă cu structura organizațională a cabinetului tău stomatologic organizată ierarhic. Include descrieri detaliate pentru fiecare poziție care va trebui să fie ocupată în cabinetul tău. Adaugă pentru fiecare experiență necesară, calificările necesare și responsabilitățile viitoare.

În această secțiune trebuie să precizezi și planul de remunerare pentru fiecare poziție, care să includă complet salariile și beneficiile aferente. Adaugă detalii și despre partenerii financiari, agenții de asigurări, consilierii imobiliari, avocați și alți asociații.

Creează un plan de training și dezvoltare profesională. De exemplu, poți stabili o perioadă de integrare pentru noii angajați de 1-2 săptămâni, training periodic pentru utilizarea noilor echipamente, participare la conferințe și cursuri de specialitate. Alocă un buget anual pentru educația continuă a personalului.

În România, Asociația Dental Office Managers (ADOM) oferă un program special pentru formarea managerilor din clinicile stomatologice, jucând un rol esențial în dezvoltarea competențelor necesare pentru gestionarea eficientă a activităților zilnice dintr-o clinică stomatologică.

Strategii de marketing și vânzări

Strategia de marketing și vânzări descrie modul în care vei atrage noi pacienți și îi vei păstra pe cei existenți. Găsește o propunere unică de vânzare care te va diferenția de competitori.

Poți începe cu următoarele:

• Branding-ul clinicii: logo și identitate vizuală;
• Website și SEO: importanța prezenței online;
• Publicitate online: Google Ads, Facebook Ads pentru promovare targetată;
• Managementul rețelelor sociale: crearea și optimizarea paginilor (Facebook, Instagram, TikTok);
• Content marketing: articole de blog, podcasturi, videoclipuri informative;
• Google Business Profile: optimizare pentru căutările locale;
• Implementarea de chatbots pentru automatizarea programărilor.

În cazul responsabilităților din sfera marketingului ai opțiunea de a angaja un specialist de marketing și să aloci un buget lunar pentru el sau poți externaliza activitățile de marketing către o agenție care să te ajute cu implementarea strategiei de marketing. Partea ta în această strategie, care nu necesită cunoștințe în domeniu, este să implementezi un sistem eficient de recenzii ca extensie a relației medic-pacient. Recenziile sunt importante deoarece statisticile indică faptul că 72% dintre pacienți verifică recenziile online atunci când selectează un nou furnizor de servicii medicale.

Cum poți obține recenzii?

Solicită activ feedback-ul pacientului după fiecare tratament fie printr-un formular fizic, fie prin email sau SMS. Poți instrui personalul de la recepție să solicite aceste recenzii pacienților.

Ce poți face cu aceste recenzii?

Recenziile sub formă de formular sau mesaje text pot fi folosite pentru postări de social media sau pot fi anexate pe site-ul oficial al clinicii pentru a dovedi calitatea serviciilor stomatologice.

O altă formă de recenzii, cea care contează cel mai mult, este cea în cadrul profilului de Google Business. Încurajează-ți pacienții să te caute pe Google și să îți lase acolo o recenzie. Scorul de recenzii Google te vă ajuta să crești vizibilitatea clinicii și să îți consolidezi reputația online. Pentru a ușura procesul, trimite-le prin SMS link-ul către profilul de Google Business sau plasează în recepție un sticker cu un cod QR care trimite către acesta.

Strategia de vânzări te va ajuta să îți maximizezi vânzările. Această poate include:

• Parteneriate cu alți medici care pot trimite către tine pacienți cu probleme dentare;
• Parteneriate cu alte clinici stomatologice specializate;
• Înrolarea în programe de recomandare în cadrul companiilor locale (oferindu-le tarife preferențiale);
• Parteneriate cu asigurători privați;
• Sisteme de recompensare pe baza de recomandări (de tip „adu un prieten”);
• Programe de fidelizare a clienților.

Tot în această etapă, creează și strategia de stabilire a prețurilor care te va ajuta să rămâi competitiv pe piață locală. Folosește-te de informațiile obținute în analiza competitivă a pieței și monitorizează prețurile competitorilor. Poți crea pachete de servicii la un preț avantajos. Include și orice tip de reduceri intenționezi să le oferi pacienților (reduceri sezoniere, discount pentru plata în avans, etc).

Așadar, un plan de afaceri bine structurat este fundamental atunci când plănuiești să deschizi o clinică stomatologică. Abordează sistematic fiecare aspect pentru a-ți transforma viziunea într-o afacere profitabilă. Piață stomatologica din România are un potențial uriaș de expansiune. Ia această oportunitate pentru a te diferenția de concurență și a oferi servicii de calitate. Investește în formarea continuă a personalului, în echipament tehnic avansat și în dezvoltarea unei strategii de marketing profitabile. Tehnologia inovează constant, iar factorii sociali sunt într-o continuă schimbare. De aceea, acest plan de afaceri nu este unul static, el necesită revizuire periodică și adaptarea la schimbările pieței. Profesionalismul și dedicarea întregii echipe vor fi cheia succesului pe termen lung.